Kegiatan Pengelolaan/Perkantoran kependidikan

A.    Kegiatan Pengelolaan/Perkantoran kependidikan

1.      Observasi pengelolaan/perkantoran kependidikan

Secara umum, pengelolaan arsip di Kemenag Bantul mulai dari Kepala Kantor, Kepala Sub. Bag TU, Kepala Seksi dan pegawai sudah baik, namun perlu dimaksimalkan dengan memperhatikan beberapa aspek mulai dari peminjaman, pemeliharaan dan pengamanan arsip, peralatan dan perlengkapan kearsipan, dan penilaian arsip. Dari segi penataan arsip sesuai dengan standar mengaturan sarana dan prasarana secara teratur serta memperhatikan aspek kemudahan dan fleksibilitas.  Suatu lembaga perkantoran harus mampu mengelola arsip dengan baik, mulai dari pemeliharaan dan pengamanan arsip, penilaian arsip, peralatan dan perlengkapan kearsipan. Namun di Kemenag Bantul masih perlu meningkatkan dan memaksimalkan pengelolaan pengelolaan arsip karena pagawai sibuk melayani masayarakat sehingga cukup menyita waktu yang berakibat pada terhambatnya proses pengelolaan arsip serta berakibat terhadap efektifitas pencarian data menjadi lebih lama. Contohnya ketika masyarakat memerlukan suatu data tertentu atau apabila ada pemeriksaan dari BPK (Badan Pemeriksa Keuangan) dan Irjen Keuangan pegawai kesulitan mencari data yang akan diperlukan.

2.      Persiapan pengelolaan/perkatoran kependidikan

Adapun mengenai tahap persiapan pengelolaan arsip pertama melakukan koordinasi dan konsultasi kepada pembimbing lapangan dan pegawai di Kementerian Agama Kabupaten Bantul. Kemudian memetakan kondisi arsip yang akan ditata untuk selanjutnya dirumuskan cara yang efektif dan efesien dalam mengelolaan arsip sesuai dengan kriteria kearsipan. Contohnya arsip mengenai tunjangan profesi PNS dan Non PNS mulai dari RA sampai MA, Laporan pertanggung jawaban (LPJ) mulai dari 2010 sampai 2014, Proposal, Surat masuk dan Surat keluar. Selanjutnya melakukan koordinasi dengan teman untuk melakukan penaataan arsip yang ada di Kemenag Bantul.

3.      Praktik pengelolaan/perkantoran kependidikan

Setelah melakukan perencanan dan persiapan secara matang dalam pengelolaan arsip selajutnya dilakukan proses pemimplementasian secara nyata berdasarkan kondisi yang ada di lapangan. Dalam proses pelaksanaan ini dapat dibagi menjadi beberapa katagori sebagai berikut:

a.       Peminjaman

Peminjaman baik dari dalam dan luar harus ada aturan, sehingga arsip tidak tertinggal dari tempat peminjaman. Oleh karena itu perlu ada aturan tentang peminjamannya. Apabila ada peminjaman arsip maka perlu dilakukan pencatatan oleh petugas arsip dengan menggunakan formulir dan adanya kartu katalok buku yang digunakan untuk proses peminjaman arsip dengan menahan ditempat penyimpanan sebagai batas waktu pengambilan arsip.

b.      Pemeliharaan dan pengamanan arsip

Pemeliharaan arsip mencakup pengaturan ruang yaitu dengan jaga pencahayaan, sirkulasi udara serta penyeimbangan suhu dalam ruangan. Kemudian penyediakan tempat penyimpanan arsip sepeti dengan menngunakan rak-rak arsip. Selanjutnya merawat keutuhan bahan-bahan pencegah kerusahan. Kemudian membuat peraturan tentang pelestarian arsip seperti tidak boleh membawa makan dan merokok. Dan menjaga kebersihan baik itu kebersihan ruangan maupun ruangan penyimpanan arsip.

Pengamanan arsip meliputi faktor internal berupa kertas, tinta, dan bahan perekan sedangkan dari eksternal.  Berupa lingkungan, debu, jamur, serangga dan kutu.

c.       Peralatan dan perlengkapan kearsipan

Peralatan menunjang penyimpan arsip dapat menggunakan beberapa perlengakatan atau alat seperti folder, guide, rak almari terbuka, filing cabinet, dan retary.

d.      Penilaian arsip

Penilaian arsip ini ada penggolongan berdasarkan manfat, kecepatan, dan efesiensi.

Dalam melakukan pengelolaan arsip ditemukan adanya beberapa kendala misalnya rak arsip patah di karenakan kurangnya perhitungan jumlah arsip yang akan ditata dengan batas maksimal beban tempat penyimpanan sehingga mengakibatkan terjadinya kelebihan kapasitas beban tempat untuk menyimpan arsip berupa patahnya rak penyimpanan arsip untuk tunjangan profesi PNS dan Non PNS mulai dari RA sampai MA, Laporan Pertanggung jawaban (LPJ) 2010 sampai 2013 dan Proposal. Kendala selanjutnya adalah waktu yang tersedia dengan praktik pengelolaan yang diharapkan meliputi arsip mulai dari Kepala Kantor, Kepala Bag. TU, Kepala Seksi dan pegawai sangat kurang memadai namun dengan menambah waktu sekitar tiga hari bisa menyelesaikan program manajemen arsip yang berada di Seksi Dikmad dan Bagian Umum yang banyak terdapat arsip yang perlu di kelola, sedangkan arsip dalam Seksi lain hanya mampu dilakukan monitoring saja dengan mengkonfirmasi mulai dari Kepala Kantor, Kepala Bag. TU, Kepala Seksi.