Pogram Latihan Profesi ~ Manajemen Pendidikan ~ Kanwil Kemenag DIY

Pogram Latihan Profesi I

Kantor Kementrian Agama Daerah Istimewa Yogyakarta

Dosen Pembimbing : Drs. H. Mangun Budiyanto, M.Si.

UIN Sunan Kalijaga D.I. Yogyakarta

Oleh :

Nama   : M. Latif Basafi

Nim     : 13490008

Bagian : Pendidikan Madrasah Seksi Pendidik Dan Tenaga Kependidikan

Universitas Islam Negri Sunan Kalijaga Yogyakarta

Tahun Akademik 2015/2016

KERTAS KERJA HASIL OBSERVASI KELEMBAGAAN

Fakultas                                   : Ilmu Tarbiyah dan Keguruan

Program Studi                         : Manajemen Pendidikan Islam

Nama Mahasiswa                    : M. Latif Basafi

NIM                                        : 13490008

Kelompok                              : I (satu)

Dosen Pembimbing PLP         : Mangun Budiyanto.

Lembaga PLP                         : Kantor Kementrian Agama Provinsi D. I. Yogyakarta

Pembimbing di Lembaga        : Imam Khoiri, S.Ag.          (Kepala Seksi Pendidik dan Tenaga Kependidikan)

Daftar Isi

Halaman judul…………………………………………………………………………………....1

Kertas Hasil Observasi Kelembagaan…………………………………………………………....2

Daftar Isi………………………………………………………………………………………....3

Gambaran Umum Instansi………………………………………………………………………..4

Struktur Organisasi Kantor Wilayah Kementrian Agama D.I.Y…………………….…………..7

Latar Belakang Pogram ……………………………………………………………………….....8

Analisis Pogram……………………………………………………………………………….…10

Urgensi Pogram……………………………………………………………..…………………...11

Ruang Lingkup Pogram ………………………………………………………………………...12

Identifikasi pogram……………………………………………………………………………...13

Mekanisme Implementasi Pogram………………………………………………………………14

Evaluasi dan Tindak Lanjut……………………………………………………………………..15

Lampiran-lampiran………………………………………………………………………………..

GAMBARAN UMUM INSTANSI

1.      Letak Geografis

Kanwil Kemenag DIY berada di Jl. Sukonandi No. 8 Yogyakarta 55161, atau terletak di Komplek Sukonandi, Umbulharjo Kotamadya Yogyakarta dengan lahan seluas 7670 m2.

2.      Sejarah Instansi

Berdirinya Kementerian Agama disahkan berdasarkan Penetapan Pemerintah Nomor : I/SD tanggal 3 Januari 1946 bertepatan dengan 24 Muharram 1364 H. Menteri Agama pertama adalah Prof. H..M. Rasjidi, BA. Sejak itu dimulailah penataan struktur di lingkungan Kementerian Agama. Pada tahap ini, Menteri Agama H.M. Rasjidi mengambil alih beberapa tugas untuk dimasukkan dalam lingkungan Kementerian Agama. Tugas pokok Kementerian Agama waktu itu ditetapkan berdasarkan Penetapan Pemerintah Nomor : 5/SD tanggal 25 Maret 1946 dan Maklumat Pemerintah Nomor 2 tanggal 24 April 1946 yang menyatakan bahwa tugas pokok Kementerian Agama adalah menampung urusan Mahkamah Islam Tinggi yang sebelumnya menjadi wewenang Kementerian Kehakiman; dan menampung tugas dan hak mengangkat Penghulu Landraad, Penghulu Anggota Pengadilan Agama, serta Penghulu Masjid dan para pegawainya yang sebelumnya menjadi wewenang dan hak Residen dan Bupati.

Disamping pengalihan tugas di atas, Menteri Agama mengeluarkan Maklumat Menteri Agama Nomor 2 tanggal 23 April 1946 yang menyatakan, bahwa :a. Instansi yang mengurus persoalan keagamaan di daerah atau SHUMUKA (tingkat karesidenan) yang di masa pendudukan Jepang termasuk dalam kekuasaan Residen, menjadi Djawatan Agama Daerah yang berada di bawah wewenang Kementerian Agama.b. Pengangkatan Penghulu Landraad (Penghulu pada Pengadilan Agama) Ketua dan Anggota Raad (Pengadilan) Agama yang menjadi hak Residen dialihkan menjadi hak Kementerian Agama.c. Pengangkatan Penghulu Masjid yang berada di bawah wewenang Bupati dialihkan menjadi wewenang Kementerian Agama.Sebelum maklumat Menteri Agama dilaksanakan secara efektif, kelembagaan pengurusan agama di daerah berjalan sesuai dengan keadaan dan kebutuhan. Sejak jaman penjajahan, perangkat organisasi kelembagaan yang mengurus agama telah tersebar ke seluruh pelosok tanah air, hingga tingkat kecamatan bahkan sampai desa. Perangkat ini bekerja sebagai tenaga sukarelawan (bukan pegawai negeri). Pejabat yang melayani umat Islam, khususnya yang berkaitan dengan nikah, talak, rujuk, kemasjidan/ perwakafan, di tingkat Kabupaten dijabat oleh Penghulu, di tingkat Kawedanan dan Kecamatan di jabat oleh Naib Penghulu.

Selanjutnya ditetapkan beberapa peraturan yang merekonstruksi struktur, tugas, dan tanggung jawab kementerian agama sehingga sekarang dipakailah KMA (Keputusan Menteri Agama) No. 13 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Kementerian Agama.

Tahun 2001 – 2002 seiring dengan perubahan struktur Departemen Agama dan perubahan situasi, tempat dimana Kanwil Dep. Agama DIY berkantor juga berpindah-pindah. Sebelum tahun 1977 instansi Kanwil Departemen Agama Daerah Istimewa Yogyakarta masih menempati kantor dengan status magersari Kraton Yogyakarta yaitu di Wijilan No. 14. Seiring dengan perkembangan waktu pada tanggal 12 April 1977 atas ijin Wakil Kepala Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Sri Paduka Pakualam VIII, Kantor Wilayah Dep. Agama mendapat sebidang tanah negara yang dikuasai Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta terletak di Kompleks Sukonandi, Umbulharjo Kotamadya Yogyakarta seluas 7670 m2 . Tanah ini kemudian dibangun dan sampai sekarang menjadi Kantor Wilayah Departemen Agama D.I. Yogyakarta.

3.      Visi dan Misi Instansi

Visi dan Misi Kanwil Kemenag DIY

Visi:

Terwujudnya Masyarakat Daerah Istimewa Yogyakarta yang Taat Beragama, Rukun, Cerdas dan Sejahtera Lahir Batin dalam rangka mewujudkan Indonesia yang berdaulat, mandiri dan berkepribadian berlandaskan gotong royong

Misi:

a.       Meningkatkan pemahaman kehidupan beragama;

b.      Memantapkan kerukunan intra dan antar umat beragama;

c.       Menyediakan pelayanan kehidupan beragama yang merata dan berkualitas;

d.      Meningkatkan pemanfaatan dan kualitas pengelolaan potensi ekonomi keagamaan;

e.       Mewujudkan penyelenggaraan ibadah haji dan umrah yang berkualitas dan akuntabel;

f.       Meningkatkan akses dan kualitas pendidikan umum berciri agama, pendidikan agama pada satuan pendidikan umum, dan pendidikan keagamaan;

g.      Mewujudkan tatakelola pemerintahan yang bersih, akuntabel dan terpercaya.

4.            Visi dan Misi Dikmad DIY

VISI:
Terwujudnya madrasah yang Unggul, Kompetitif dan Rahmatan lil ‘alamin.

MISI:

1.      Meningkatkan pelayanan dan bimbingan pada Kurikulum dan evaluasi

2.      Meningkatkan pelayanan dan bimbingan pada Pendidik dan Tenaga Kependidikan

3.      Meningkatkan pelayanan dan bimbingan pada Sarana dan prasarana

4.      Meningkatkan pelayanan dan bimbingan pada Kesiswaan

5.      Meningkatkan pelayanan dan bimbingan pada Kelembagaan dan Sistem Informasi

STRUKTUR ORGANISASI KANTOR WILAYAH KEMENTRIAN AGAMA ROVINSI DI YOGYAKARTA.

 

 

 

LATAR BELAKANG PROGRAM

Isu Strategis

Suatu lembaga kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasiuntuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan mengefektifkan manajemennyauntuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.

Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baikpengelolaannya, dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah di simpan dan akhirnya dapat menghambat satuan proses selannjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting arsip sebaiknya di laksanakan dengan system pelaksanaan arsip yang baik dan benar.

Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat di ketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiiki kantor tersebut, sehingga dapat di tentukan sasaran yang akan di capai dengan menggunakan potensi yang ada dan dilakukan secara maksimal. Informasi yang di peroleh dari arsip juga dapat menghindarka dari salahkomunikasi. Mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu efisiensi pekerjaan sebagai wujud penyelesaian akhir pekerjaan.

Untuk itu, arsip sangat penting bagi kantor khususnya di kantor kementrian agama DIY, bahwasannya arsip yang dilakukan oleh bidang kasi Pendidik dan Tenaga Kependidikan hanya pogram kerja yang berbasis anggaran namuntidak di lakukan pengarsipan bagi pogram yang tidak berbasis anggaran, sebagaimana di butuhkan penggarsipan yang memiliki tujuan tertatanya manajemen arsip yang baik.

Pogram kerja yang tidak berbasis anggran yang sering di laksanakan oleh kasi PTK secara kondisional, sebagaimana contoh dari pogram  kerja yang tidak berbasis anggaran adalah pemetaan kepala sekolah, penempatan guru yang pindah dari lembaga pendidikan 1 ke lembaga pendidikan lainnya. Perlu adanya penyelesaian masalah di dalam pogram ini, namun dari data yang di peroleh dari lapangan yaitu kantor Kementrian Agama DIY hanya di kerjakan dalam bentuk studi kass dan penyelesaian maslah , namun akan hal itu dari PTK tidak adanya tindak lanjut untuk pengarsipan, yang di lakukan oleh kasi PTK akan laporan tersebut kemudian di hapus.   

Dalam konteks ini pengarsipan yang sagat penting bagi kebutuhan kantor tentang pogram yang di lakukan selama masa jabanntya, untuk proses pembelajaran bagi kesemua permasalahan yang di hadapi.

Oleh sebab itu pengarsipan menjadi penting yaitu untuk membentuk trust (kepercayaan) masyarakat terhadap apa yang dilakukan selama menjabat di bagian tersebut. Sehingga untuk  memperoleh informasi tentang dinamika, prestasi dari suatu kantor Kementrian Agama DIY pada bidang Pendidik dan Tenaga Kependidikan khususnya . Disisi lain, sebagai bentuk penataan tentang pogram kerja yang berbasis non-anggaran ini menjadi ada, dalam arsip yang di lakukan oleh PTK.

            Solusi yang akan di lakukan  ialah, menanta pogram yang tidak berbasis anggaran kemudian di bukukan dan di arsipkan ke dalam buku sebagaimana bentuk kegiatan dan permasalahan yang di alami pada tahun 2016 ini merupakan pogram penataan yang menjunjung tinggi tentang kearsipan yang memiliki tujuan menjadi bukti adanya permasalahan yang telah terjadi dan bagaimana cara menyelesaikan permasalahan tersebut.. Adanya penataan tentang pogram kerja tidak berbasis anggaran yang bersifat kondisional dalam konteks lapangan di harapkan mampu untuk mengangkat issue tentang majanemen arsip/perkantoran yang berkualias, untuk mencapai citra positif di dalam system manajemen. Sehingga penataan tentang arsip tidak hilang begitu saja, dan pengarsi[an pogram yang kondisional perlu di jadikan pembelajaran di setiap tahunnya.

ANALISIS PROGRAM

Dasar Hukum.

Dasar pelaksanaan Program Pemetaan Kembali Pendidik dan Tenaga Kependidikan oleh Kantor Kementrian Agama Provinsi D. I. Yogyakarta Tahun 2016 adalah:

1.   Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2.   Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.

3.   Peraturan pemerintah nomor 66 tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan Dan Penyelenggaraan Pendidikan

4.   Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.

Tujuan .

Tujuan pelaksanaan Program Pemetaan Kembali Pendidik dan Tenaga Kependidikan oleh Kantor Kementrian Agama Provinsi D. I. Yogyakarta Tahun 2016 adalah :

1.   Membangun pendidikan yang adil dan merata.

2.   Memberikan kontribusi untuk pencitraan kantor (kasi PTK) sebagai wujud pogramkerja yang di lakukan selama masa jabatannya.

3.   Mempromosikan keunggulan pengarsipan yang baik untuk menjadi inspirasi bagi kantor  lain.

4.   Mencetak pemerataan mutu pendidikan yang sesuai standart nasional pendidikan.

5.   Membantu atas pemecahan masalah yang telah di alami sebelunya.

6.   Wujud dari penataan arsip yang baik dan benar.

URGENSI POGRAM

Mengingat pentingnya di bentuk dan perlunya pengarsipan untuk pogram kerja yang tidak berbasis anggaran (kondisional) pengarsipan bertujuan untuk meningkatkan kualitas manajemen, maka Seksi Pendidik Dan Tenaga Kependidikan memerlukan pengarsipan yang berbasis manajemen arsip bagi pogram kerja tidak berbasis angaran ini. Pengarsipan ini memiliki urgensi tersendiri, diantaranya :

1.   Penataan arsip yang lebih baik.

Dengan diadakannya pogram pengarsipan ini memberikan informasi tentang segala permasalahan yang pernah di hadapi dalam penyelesaian masalah. penataan arsip atas pekerjaan yang telah di selesaikan. Meningkatkankualitas bagian kasi dalam penataan arsip yang lebih baik, dan menjadikan pelajaran atau bukti atas penyelesaian masalah yang tertata rapi dalam arsip. Sehingga kualitas manajemen kearsipan dapat terbaik dan arsip yang telah ada dapat terjaga dan tertata dengan rapi.

2. Meningkatkan kualitas manajemen.

Pada umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli tetap masih disimpan, walau seluruh isinya sudah di anggap tidak memiliki kegunaan. Arsip selalu berkembang secara terus-menerus ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti penataan yang baik akan tidak memiliki makna apapun. maka arsip sebagai bahan penyaji informasi dan bukti otentik dapat ditemukan dengan cepat dan mudah sebagai bentuk kualitas manajmen yang baik. Kearsipan sangat penting untuk citra positif tentang apa yang telah di kerjakannya sebagai wujud nyata pekerjaan yang telah di selesaikan dan di laksanakan dengan baik.

RUANG LINGKUP

Analisis pogram

Dilihat dari zona pengumpulan arsip, Program pengarsipan yang akan dilakukan  ketika permasalahan masuk kedalam kantor dan kemudian di lakukan analisis untuk menemukan pemecahan masalah atas apa yang di hadapi, setehlah proses tersebut selesai, permasalahan yang telah di analisis oleh seksi Pendidik dan Tenaga Pependidikan kantor Kementrian Agama Provinsi D. I. Yogyakarta, staf kasi yang mendata apa saja permasalahan yang di hadapi sebgai data dalam bentuk tertulis yang di kumpulkan untuk di lakukan pembukuan dan dilakukan pendataan yang kemudian akan di simpan sebagai arsip bertujuan di jadikan sebagai bukti bahwa pekerjaan terselesaikan dengan baik dan sebagai pembelajaran atas apa yang akan di hadapi pada masa yang akan datang.

IDENTIFIKASI PROGRAM

 

1.      Nama pogram.

Pengarsipan Pogram Kerja Tidak Berbasis Anggaran oleh Seksi Pendidik Dan Tenaga Kependidikan Kantor Kementrian Agama Provinsi D. I. Yogyakarta Tahun 2016.

2.      Permasalahan yang masuk.

Permasalahan yang masuk ke dalam seksi pedidik dan tenaga kependidikan oleh lembaga pendidikan atau lainnya, akan di indentifikasi dan di analisis permasalahan yang kemudian di carikan untuk pemecahan permasalahan yang di hadapi. Di butuhkan koordinasi yang mendalam kepada pihak yang bersangkutan utnuk mendapatkan akar permasalahan yang di hadapi.

3.      Waktu dan tempat pogram pengarsipan.

Waktu untuk dapat di alkukan sesaui dengan permasalahan yang masuk dalam seksi pendidik dan tenaga kependidikan oleh kantor kementrian agama provinsi D.I.Y setelah selesai di analisi dan menjadapatkan pemecahan masalahnya kemudian di lakukan penataan untuk di arsipkan.

Tempat pengarsipan dilakukan ke dalam buku besar arsip untuk pogram kerja tidak berbasis anggaran. Tempat penyimpanan dilakukan oleh staf seksi pendidikan dan tenaga kependidikan yang akan di sandingkan dengan pogram kerja berbasis anggaran dan arsip lainya yang saling terkait.

MEKANISME IMPLEMENTASI PROGRAM

Mekanisme implementasi pogram dapat di lakukan dengan 3 tahap, yaitu :

1.      Pelaksanaan.

Pelaksanaan pengarsipan yang di lakukan oleh staf kasi pendidik dan tenaga kependidikan kala ada permasalhan yang masuk dan setelah masalah selesai di indentifikasi dan selesai di pecahkan kemudian proses pelaksanaan pengarsipan siapo untuk di laskanakan denga membuat buku besar khusus untuk arsip pogram kerja tidak berbasis anggara oleh seksi pendidik dan tenaga keoendidikan kantor Kementrian Agama D.I.Y tahun 2016.

2.      Monitoring.

Kegiatan monitoring dilakukan untuk menjaga arsip yang telah di simpan dapat tejaga keutuhannya dan sebagaimana fungsi arsip dalam implementasi pekerjaan, dikala arsip tersebut di butuhkan untuk mengidentifikasi permasalhan lain, arsip tetap terjaga dan mudah untuk di cari.

3.      Unjuk prestasi manajemen

Sebagai bentuk unjuk prestasi manajemen yang baik dalam setiap lembaga seksi,dengan dilakkukannya pengarsipan yang baik maka secara tidak langsung penataan dokumen-dokumen dapat terjaga ssebagai mana di butuhkan kembali. Dan untuk mengangkat citra dari seksi pendidik dan tenaga kependidikan oleh kantor kementrian agama D.I Yogyakarta, biasanya dari atasan mengadakan lomba kerapian kerajinan dan keberhasilan kerja, sebagai bentuk penghargaan apa yang telahdi capai di masa jabatannya.

EVALUASI DAN TINDAK LAJUT

Rencana evaluasi kegiatan Pengarsipan Pogram Kerja Tidak Berbasis Anggaran oleh Seksi Pendidik Dan Tenaga Kependidikan Kantor Kementrian Agama Provinsi D. I. Yogyakarta Tahun 2016.  ini yang dilakukan diantaranya:.

a.       Melakukan monitoring secara berkala oleh staf kasi pendidik dan tenaga kependidikan kantor kementrian gama provindi D.I. yogyakarta.

b.      Jumlah publikasi yang dipublikasikan baik tulis maupun lainnya terutama yang dipublikasikan di internet sebagai wujud pembelajaran bagi mahasiswa, sehingga orang mudah dalam dalam mencari informasi tentang permasalhan yang sering di hadapi kemntrian agama ataupun yang lainnya yang bersangkutan..

c.        Pencitraan lembaga, sebagai bentuk encitraan terhadap pihak umum bahwa tugas yang di emban oleh pihak yang bersangkutan dapant berjalan dengan baik dan permasalhan yang di hadapi telah terselesaikan dengan baik.